Introduction
La facturation électronique devient progressivement obligatoire en Belgique, avec une mise en application totale prévue pour 2026 dans le cadre des échanges B2B. Pour éviter la précipitation de dernière minute et assurer une transition en douceur, les entreprises belges doivent prendre des mesures dès maintenant. Ce guide vous présente les étapes essentielles à suivre pour réussir votre passage à l’e-facturation, sans stress ni erreurs.
1. Comprendre la réforme et ses objectifs
L’objectif du gouvernement belge est clair :
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Lutter contre la fraude fiscale
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Automatiser le traitement des factures
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Réduire les coûts administratifs
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Harmoniser les échanges entre entreprises
Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront émettre leurs factures électroniques via des formats structurés reconnus, notamment via Peppol.
2. Analyser votre situation actuelle
Avant toute chose, réalisez un bilan de vos pratiques de facturation :
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Utilisez-vous un logiciel ? Si oui, est-il compatible avec la facturation électronique ?
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Envoyez-vous encore des factures papier ou PDF par email ?
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Votre personnel est-il formé à ces outils numériques ?
👉 Cette étape est cruciale pour identifier vos besoins réels et anticiper les éventuels obstacles.
3. Choisir un logiciel adapté
Le bon logiciel est la base d’une transition réussie.
Critères de choix :
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Compatibilité avec le format UBL ou Peppol BIS
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Connexion au réseau Peppol
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Facilité d’utilisation
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Support technique
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Tarification adaptée à votre taille d’entreprise
Exemples recommandés :
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Billit : Simple et connecté à Peppol
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Odoo : Open-source, personnalisable
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Sage Cloud : Complet et puissant
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Zervant : Idéal pour indépendants
4. Créer votre identifiant Peppol
La plupart des entreprises devront s’enregistrer sur le réseau Peppol.
Étapes :
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Choisissez un point d’accès Peppol (ex : Digiteal, Unifiedpost, etc.)
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Fournissez vos coordonnées d’entreprise (TVA, nom, etc.)
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Obtenez un Peppol ID
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Intégrez-le à votre logiciel de facturation
✅ Une fois connecté, vous pourrez envoyer et recevoir des factures électroniques légalement conformes.
5. Tester avec quelques clients ou fournisseurs
Ne passez pas immédiatement 100 % en électronique. Faites d’abord des tests :
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Choisissez 2 ou 3 clients/fournisseurs habituels
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Envoyez-leur une facture via Peppol
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Vérifiez la réception, la lisibilité, et le traitement automatique
👉 Cela vous permet de corriger les erreurs et de mieux comprendre le fonctionnement réel.
6. Former votre équipe
Même si le logiciel est intuitif, une formation courte s’impose :
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Pour éviter les erreurs d’encodage
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Pour bien comprendre les statuts de facture (envoyée, reçue, refusée…)
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Pour assurer un traitement fluide des documents
🎓 Plusieurs formations gratuites sont disponibles en ligne ou via les fournisseurs de logiciels.
7. Communiquer avec vos partenaires
Informez vos clients et fournisseurs que vous passez à la facturation électronique. Cela leur permettra :
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De se préparer eux-mêmes
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D’éviter tout blocage ou rejet de facture
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De maintenir une bonne relation commerciale
📩 Préparez un email type ou une notice à inclure avec vos premières factures électroniques.
8. Mettre en place des procédures internes
Intégrez la facturation électronique dans vos processus quotidiens :
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Facturation automatisée à la livraison ou fin de mission
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Archivage numérique conforme (7 ans minimum)
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Vérification des statuts de factures chaque semaine
🛠️ Ces nouvelles habitudes vous feront gagner en efficacité et en visibilité sur vos flux financiers.
9. Éviter les erreurs courantes
❌ Attendre 2026 pour s’y mettre
❌ Choisir un outil non certifié
❌ Croire qu’un PDF envoyé par email est suffisant
❌ Négliger la formation du personnel
👉 La clé est de commencer petit mais tôt.
10. Conclusion
La transition vers la facturation électronique en Belgique n’est pas une tâche insurmontable. Avec une bonne organisation, des outils adaptés et une démarche progressive, elle devient même une opportunité d’optimisation pour votre entreprise. N’attendez pas la dernière minute : commencez dès maintenant et préparez-vous à une gestion plus rapide, plus propre et plus conforme.
